Carinet - Caritas goes digital



Die Mitarbeiter der Caritas der Erzdiözese Wien vernetzen sich mit Hilfe von Intrexx, United Planet und Xinger Solutions.

Die steigende Anzahl an Helfern erfordert, diese bestmöglich zu vernetzen, um Hilfe schnell, unbürokratisch und effizient anbieten zu können.
Intrexx hilft dabei, Informationen schnell bereit zu stellen und die Kommunikation in einem digitalen Workplace sowohl am Desktop als auch mobil abzubilden.


Die Anforderung:
Da es bis dato kein zentrales System für die interne Kommunikation gab, wurden im Vorfeld alle nötigen Funktionen, die das Mitarbeiterportal beinhalten muss, in einer Projektgruppe evaluiert.
Nach genauer Prüfung wurde Intrexx - die Portallösung des Softwareherstellers United Planet - als die flexibelste und funktionellste Lösung ausgewählt.

Im Detail waren folgende Funktionen wichtig:
  • Flexibilität bei der Anbindung von Fremdsystemen
  • Möglichkeit für Eigenentwicklungen
  • hohe Performanz mit gleichzeitiger Ressourcen-Schonung
  • Flexibilität bei der Anpassung des Designs
  • Eignung für mobile Endgeräte

Die Umsetzung:
Wichtig für die Umsetzung und den weiteren laufenden Betrieb des Mitarbeiterportals war ein Dienstleister, der eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation gewährleisten kann und im Bedarfsfall rasch vor Ort Unterstützung leisten kann.

Mit Xinger Solutions - dem Österreichischer Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet - wurden diese Kriterien vollständig abgedeckt.

Ein Quick-Win bei der Umsetzung war die Tatsache, dass bereits vor dem Go-Live teilweise Funktionen auf der Live-Plattform genutzt werden konnten. So wurde in einer schnell entwickelten Applikation über den Namen der neuen Plattform abgestimmt. Die Tatsache, dass hier bereits ein Drittel aller Benutzer diese Möglichkeit des ersten Kontaktes mit der Plattform nutzten, zeugt von der hohen Akzeptanz und der Begeisterung über die neue Technologie.

Die Funktionen:
Funktionalität und Information zentral abzubilden soll die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen, für den Start der Plattform wurden folgenden Applikationen ausgewählt:
  • das zentrale Telefonbuch auf Basis des Caritas-eigenen Identity-Managements inklusive Bilder der User und aller Dienststellen, in denen ein Mitarbeiter beschäftigt ist
  • das Dokumenten-Management, in dem das komplette Organisationshandbuch abgebildet ist
  • ein CMS, das die Möglichkeit bietet Mitarbeiter über Neuigkeiten innerhalb der Organisation zu informieren. Zusätzlich dazu wurden zeitgemäße Funktionen entwickelt, so können Artikel z.B. sehr einfach über Schaltflächen als “interessant” markiert werden
  • einen Veranstaltungskalender, der sowohl die Termine der Homepage via RSS importiert, als auch die Möglichkeit offen lässt, zusätzliche interne Termine zu veröffentlichen.
  • ein übersichtliches modulares Erscheinungsbild, sowohl auf Desktop- als auch mobilen Endgeräten
  • eine Innovationsplattform, mit der Ideen zu speziellen Themen gesammelt und klassifiziert werden können.

Fazit:
Die hohe soziale und organisatorische Komplexität erforderte in diesem Projekt ein hohes Maß an Qualität und Flexibilität seitens der Technologie und des Projektmanagements. Mit Intrexx und Xinger Solutions wurden nach einer Projektdurchlaufzeit von 10 Monaten die Ziele zur Gänze erreicht.

Das dieses System auch von den Benutzern akzeptiert wird, zeigt die Tatsache, dass alleine auf das Telefonbuch ca. 50.000 mal monatlich zugegriffen wird.

Besonders wichtig dabei war es, eine Plattform zu schaffen, auf der sich die Mitarbeiter der Caritas untereinander austauschen können, sprich Informationen kommentieren und liken zu können. Die Mitarbeiter können sich nunmehr Informationen selbständig holen, der Informationsfluss wurde dadurch erheblich verbessert.

Ebenso gehen bereits viele Ideen für eine Erweiterung des Angebotes an Applikationen bei der Projektleitung ein - ein großer Schritt in Richtung “digital Workplace”.

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